一、申请我国出口企业在出口贸易业务中,根据进口国的规定或进口商的要求,需要对涉外商业单据文件办理领事认证时,出口企业可以委托贸促会代为办理。中华共和国境内外的自然人、法人或其他经济组织,可以根据需要,自行或委托他人向中国贸促会(中国国际商会)及其授权的地方分、支会申请代办领事认证。

申请需按下列程序办理申请手续: 

1. 填写由中国贸促会统一印制的代办领事认证申办表 ; 

2.提交由中国贸促会(或其分支会)、中国出入境检验检疫局出具的公证或认证的商业文件; 

3.提交驻华使领馆认证所要求的文件复印件及其它相关材料

二、审核受理认证文件应当具备以下条件:

 1.申办表上所填写的申办国别、公司名称、联系人、电话、传真、申请日期以及等应准确无误。申请人要求合理,并符合有关规定(语言、份数、相关单据文件) ; 

2.提交的认证文件需符合领事认证受理范围的规定; 

3.认证文件上的签字或清晰,文件需经相关机构认证、不清、模糊，盖倒、复盖两个章的单据文件不受理。

三、领事司和使领馆认证贸促会对申请单位提交代办的单据文件审核后,对于可以办理领事认证的单据(如产地证)和机构、公证部门出具的文件(例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫等),可按要求直接送领事司进行认证。 对拟办理的领事认证,属于贸促会认证范围的单据文件,如:提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等,先由贸促会直接加盖单据章予以认证,然后送领事司认证。对于需制作国际商事书的,先由总会出具国际商事书,再送领事司。

四、认证时间贸促会将受理的文件输机、制单、整理后,需一个工作日送领事司认证;认证后送各使领馆认证(具体时间参照各国驻华规定、收费-览表),经使领馆、认证好的文件,当天取回并当天核销完毕,通知当地自办公司、邮寄各地方贸促分支会。